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L’Africaine des Assurances
 
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Présentation de l’entreprise
Historique Evolution Directions Techniques
L’organigramme de la Compagnie prévoit l’exercice d’un certain nombre de fonctions définies ou réparties comme suit entre les différentes composantes de la structure.
  • Conseil d’Administration
  • Direction Générale
  • Directions techniques, Départements et Services (entités en staff) ;
  • Services et Centres de production.
A la tête de chacune de ces divisions est désigné un cadre dirigeant de compétence établie (Directeur, Chef de Service ou de Bureau Direct) chargé d’organiser et de coordonner les activités de ladite division.

I. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les attributions du Conseil d’Administration sont définies dans les statuts de la Compagnie. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de cette dernière. Relèvent notamment de sa compétence :
  • la définition des grandes orientations de l’Entreprise ;
  • l’exercice du contrôle permanent de la gestion assurée par le Directeur Général ;
  • l’arrêt des comptes de chaque exercice social ;
  • l’adoption du budget de la Compagnie.

II. LA DIRECTION GENERALE

La fonction managériale assurée par le Directeur Général doit s’attacher à réaliser l’intégration des ressources humaines, matérielles et financières de l’entreprise en vue d’atteindre les objectifs que cette dernière s’est assignée. Elle consiste donc à prévoir les buts et les moyens, à organiser l’ensemble des ressources visées supra, à coordonner et contrôler les activités de chacun par les résultats recherchés.
Le Directeur Général est assisté des organes jugés stratégiquement importants pour la société. Il s’agit :
  • du Service Audit Interne ;
  • du Service Informatique ;
  • du Service Réassurance.
Pour une meilleure gestion de son temps et une optimisation de l’action, le Directeur Général utilise également les services du Secrétariat Particulier

II.1. Le Service Audit Interne
La mission de l’audit interne est d’évaluer en permanence les processus de contrôle interne (les procédures, les moyens, les méthodes,) afin de donner une assurance sur le degré de maitrise des opérations à la Direction Générale et au Conseil.
L’audit interne conduit des missions d’assurance et de conseil auprès des entités de la Compagnie.
Dans le cadre des missions d’assurance il analyse le niveau d’efficacité des activités, évalue la qualité des systèmes et de procédures de contrôle et de gestion des risques et formule des
recommandations pour d’éventuelles améliorations.
L’Audit Interne aidera la Compagnie à atteindre ses objectifs en adoptant une approche méthodique et rigoureuse pour examiner et évaluer toutes les activités et pour proposer des
améliorations de procédure.
Pour y parvenir, le service Audit Interne est chargé :
  • de proposer une programmation des missions d’assurance qui s’appuie sur une évaluation des risques
  • d’identifier les forces et les faiblesses du système de contrôle interne et de formuler en conséquence les propositions d’amélioration dudit système ;
  • de veiller à une application des procédures, des tests et des règlements.
Dans le cadre de ses missions de conseil il est chargé :
  • d’étudier les mécanismes de fonctionnement de l’entreprise et d’élaborer les procédures y afférentes, en collaboration avec les différents centres de responsabilité ;
  • de diffuser les procédures auprès des utilisateurs sous forme de formation ;
  • de proposer l’amélioration des procédures par des décisions, des notes de services ou des conventions.
Le champ d’application du Service Audit Interne est étendu à toutes les entités de la Compagnie.
Le Service Audit Interne rend compte au Directeur Général qui ensuite transmettra les rapports et ou compte rendu au Président du Comité d’Audit, de Gouvernance et de Risques.

II.2. Le Service Informatique
Le Service Informatique exerce les fonctions d’étude, de réalisation, de conseil et d’assistance dans le domaine du traitement automatisé de l’information au sein de l’entreprise.
Ces fonctions s’insèrent dans un plan et programme informatiques élaborés en relation avec les services utilisateurs, conformément aux grandes orientations définies par la Direction Générale. Les fonctions de conseil s’étendent au développement de nouvelles applications et à la formation des cadres et agents de maîtrise, pour une contribution optimale de l’outil informatique aux différentes phases des opérations de l’entreprise.
Le Service Informatique est chargé de l’édition et de la communication aux entités qui le désirent, de tous documents statistiques définis au niveau de la société. Il doit être organisé de manière à satisfaire les exigences spécifiques des entités, même en dehors des heures ouvrées.
Le Service Informatique est également chargé de la mise en exploitation optimale des matériels et ou équipements informatiques de la Compagnie.

II.3. Le Service Réassurance
Le service est chargé :
  • de la définition et la mise en oeuvre de la politique de cessions et d’acceptations de la société ;
  • du traitement et de la gestion des contrats de la société avec ses réassureurs et ses cédantes ;
  • de l’appui aux différentes filiales dans les négociations et la gestion des programmes sectoriels de réassurance.
Ces attributions exigent de la part du service :
  • la recherche d’une amélioration de la rétention du taux de commissionnement et de la participation bénéficiaire sur les branches jugées rentables ;
  • les placements en facultative des pointes de risques non prévues aux traités ;
  • les applications effectives et prioritaires des quotas de cessions obligatoires aux organismes panafricains ;
  • la prospection planifiée et méthodique des cédantes potentielles, notamment africaines, en vue de leur prendre des affaires ;
  • le contrôle périodique sur l’accord du Directeur Général de la gestion de la réassurance par les filiales.

III. LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET DES RESSOURCES HUMAINES

Cette direction est chargée de :
  • la gestion des affaires administratives de la Compagnie ;
  • la gestion administrative du personnel ;
  • la gestion des ressources humaines ;
  • la mise en place et le développement de la communication interne ;
  • l’approvisionnement et la gestion des stocks de toutes natures ;
  • la gestion des biens meubles et immeubles de l’entreprise ;
  • la gestion des affaires juridiques en dehors des contentieux sinistres.
Elle est constituée de trois (3) services :

III.1. Le Service Ressources Humaines et Gestion des carrières
Ce service a en charge :
 
1) La gestion du recrutement
A ce titre il est chargé :
  • de collecter les besoins en recrutement et de stage de chaque entité ; toute entrée dans la Compagnie, pour quelque motif que ce soit, devant recevoir l’aval de la Direction Générale ;
  • de déterminer avec les responsables des entités les profils recherchés ;
  • d’élaborer et diffuser selon le cas l’offre d’emploi ;
  • d’organiser les tests de recrutement (proposer des tests relatifs aux postes concernés, convoquer les candidats pour participer aux tests et corriger), le cas échéant, avec si nécessaire l’appui de cabinets spécialisés dans le recrutement du personnel ;
  • d’organiser les entretiens de recrutement des candidats retenus avec le Directeur de l’Administration et des Ressources Humaines (DARH) et les hiérarchies ;
  • d’informer les candidats des décisions ;
  • de rédiger le contrat d’embauche pour les candidats retenus en collaboration avec le Service Administration et Juridique (SAJ);
  • de faire signer le contrat par les personnes concernées ;
  • de transmettre une copie des contrats signés au SAJ ;
  • d’informer toutes les directions de l’arrivée des nouveaux collaborateurs.
2) L’intégration du nouvel embauché dans le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ainsi que l’actualisation du système
Il s’agira :
  • de renseigner le système sur le nouvel embauché (état civil, diplômes, situation matrimoniale, expérience professionnelles…etc.) ;
  • d’attribution d’un matricule au nouvel employé ;
  • de transférer l’ensemble des informations recueillies dans la base paye ;
  • d’actualiser à partir des dossiers physiques, les informations contenues dans le SIRH.
3) La gestion des stages conventionnés

4) La gestion des fiches de poste
Dans ce cadre, le service doit :
  • élaborer une matrice des fiches de poste ;
  • créer les fiches de poste pour les nouvelles fonctions ;
  • suivre les fiches de poste en fonction de l’évolution d’un poste, d’une mutation ou d’un départ.
5) La gestion des congés annuels
Il s’agira :
  • d’élaborer des tableaux prévisionnels de congés par Direction ;
  • de calculer les congés ;
  • de suivre les recours ;
  • de traiter les réclamations.
6) Le suivi des absences (autres que maladie)
A ce niveau, le service doit :
  • collecter les absences ;
  • enregistrer les absences dans des tableaux de bords ;
  • élaborer un reporting mensuel.
7) La gestion des dossiers du personnel
Le service est chargé de :
  • créer et classer les dossiers individuels du personnel pour toute nouvelle recrue ;
  • ranger les dossiers par ordre alphabétique ;
  • mettre à jour systématiquement les dossiers du personnel ;
  • procéder à un inventaire annuel des dossiers.
8) Le suivi des échéances contractuelles
Il doit :
  • répertorier les dates des contrats arrivant à échéance dans un tableau de bord ;
  • analyser les fiches d’évaluation de fin de contrat ;
  • élaborer selon le cas, tout avenant au contrat ou document de rupture de contrat.
9) Le suivi les effectifs
Dans ce cadre, le service gère les mouvements du personnel (entrées/ sorties) dans chaque direction.

10) La gestion des binômes
Il a pour tâche
  • de dresser par entité la liste des binômes ;
  • d’actualiser la liste des binômes en fonction des mouvements du personnel (départ en retraite, mutation, démission …etc.).
11) La gestion des sanctions

12) Le reporting
Il est chargé d’analyser les écarts relatifs à la répartition par sexe, la pyramide des âges, la masse salariale, etc.

13) La définition en rapport avec les entités, la mise en oeuvre des programmes de formations interne et externe

14) L’organisation des évaluations de mi-parcours et de fin d’année

15) La gestion de la mobilité et des promotions du personnel
A ce niveau, le service fera périodiquement et conformément aux textes en vigueur au sein de
la Compagnie, des propositions à soumettre à l’approbation du Directeur Général.

16) La gestion du Turn-Over

17) La proposition de politique de motivation du personnel de la Compagnie

18) Le suivi et la gestion en rapport avec les conseils choisis, des litiges entre le personnel et la Compagnie
En cas de nécessité, et en fonction des résultats souhaités, la gestion de certaines activités du service pourra être externalisée, sur décision expresse de la Direction Générale.
Dans tous les cas, le Service Ressources Humaines et Gestion des Carrières doit veiller à l’épanouissement du facteur humain dans l’entreprise en suscitant et en entretenant un
environnement incitatif pour un travail efficient au sein de la société.

III.2. Le Service Logistique et Archives
Relève du service, la gestion de la logistique et des archives.
Dans ce cadre, il a pour attributions :
  • la gestion des approvisionnements dans le respect des dispositions en vigueur au niveau de la Compagnie ;
  • la gestion des stocks ;
  • le suivi des relations avec les fournisseurs ;
  • la gestion du parc de véhicules, des groupes électrogènes et tous autres appareils ou
    engins à moteur ainsi que des dotations de carburant y relatives ;
  • la distribution in situ ou la répartition et le contrôle de l’utilisation du mobilier, des
    fournitures de bureaux et imprimés ;
  • la gestion des bâtiments d’exploitation ;
  • la gestion des documents de leur création jusqu’à leur destruction ;
  • le conditionnement et la gestion des locaux d’archives ;
  • la gestion de la bibliothèque de la Compagnie.

III.3. Le Service Administration et Juridique
1) Il a en charge l’organisation et l’optimisation des processus administratifs de la Compagnie
Dans ce cadre, il assure l’accomplissement des tâches administratives confiées ou revenant à la DARH notamment la gestion du courrier, le suivi des dossiers administratifs généraux, les
démarches administratives.
Il tient à jour le registre des actions et des actionnaires de la Compagnie, de même que les certificats d’actions.
Il assure la mise à disposition aux actionnaires de leurs dividendes le cas échéant.
Il assure au patrimoine et au membre du personnel de la Compagnie une couverture optimale en assurance en accord avec la Direction des Intermédiaires et des Etudes.

2) Il assure la protection juridique de la Compagnie
A ce niveau, il joue un rôle de conseiller auprès des entités de la Compagnie, autres que la Direction des Sinistres pour les questions d'ordre juridique.
Il apporte son expertise lors de l’élaboration des dossiers portant sur des contrats, conventions avec les fournisseurs et les partenaires de la Compagnie et en valide la conformité avec les textes en vigueur.
Il représente la Compagnie devant les tribunaux à la demande du Directeur Général pour tous les conflits à l’exception de ceux relatifs aux sinistres.
Il maintient les relations avec les avocats, notaires huissiers de la Compagnie et tous autres officiers de police judiciaires dans le cadre des activités de la Compagnie.
Il collabore avec le Secrétariat Particulier dans le cadre de l’élaboration des procès-verbaux des Conseils d’Administration et des Assemblées Générales.
Il s’assure que tous les documents (Conventions collectives ; Accords d’établissement ; Règlement Intérieur ; Décisions ; etc. .) qui engagent la Compagnie sont conformes à la
réglementation.
Il maintient un état de veille juridique et doit s’assurer de la disponibilité de l’information juridique. Il informe de toute modification profonde de la législation.

3) Il procède à l’organisation de la paie
L’organisation consiste à collecter les éléments de paie (acomptes, Fonds Epargne Retraite, Allocations familiales, heures supplémentaires, congés, prêts, primes diverses, retards,
assurance véhicules, mutuelle, soldes de tout compte etc.) auprès différents organes concernés et à contrôler la conformité des éléments de paie reçus.
Il procède à l’enregistrement des données dans le logiciel de gestion de la paie
Il édite les bulletins de paie et procède à l’établissement des états mensuels à savoir :
  • les états de paie associés (livre de paie, états des provisions, listing des prêts, mutuels etc.) ;
  • les provisions de congés payés ;
  • les divers états administratifs en fonction des demandes managériales ;
  • la clôture mensuelle de la saisie des éléments de paie fixes et variables.
Il procède à l’archivage des éléments de paie c’est-à-dire :
  • archiver les bulletins de salaire ainsi que les journaux de paie ;
  • classer et archiver tous les éléments de paie du mois.
Il procède au règlement des cotisations sociales et fiscales.


IV. LA DIRECTION DES INTERMEDIAIRES ET DES ETUDES

La Direction des Intermédiaires et des Etudes est chargée du suivi des relations avec les intermédiaires et de l’animation de la force de vente qu’ils représentent. Elle est l’interlocutrice
principale des intermédiaires au niveau de la Compagnie.
Elle est chargée de faire les propositions d’agrément des agences au Directeur Général après les études techniques de dossier effectuées par le Service Etudes et Développement.
Cette Direction a également à sa charge les études de dossiers techniques liés au métier, notamment :
  • la définition des modalités de souscription des contrats d’assurances des branches exploitées par la Compagnie ;
  • la gestion qualitative des produits de la société ;
  • la collecte sur le marché ou ailleurs d’informations utiles à la conception de nouveaux produits ;
  • la mise au point de nouveaux produits ;
  • la détermination des provisions de primes.
Elle est composée de quatre (04) entités : Service Etudes et Développement, Service Courtage, Service Suivi et Animation du Réseau des Agences, et Bancassurance.

IV.1. Le Service Courtage
Le Service Courtage est chargé des opérations de souscription des affaires apportées par les courtiers.
Il répond avec célérité aux demandes de cotation ou aux appels d’offres lancés par l’intermédiaire des courtiers.
Le service doit tenir quotidiennement un inventaire des réalisations, des annulations et ristournes puis fournir, à travers le cadre retenu, les informations y relatives à la Direction Comptable et Financière puis, pour les besoins d’analyse de portefeuilles, à la Direction Commerciale et Marketing.
Le service tient également un inventaire quotidiennement mis à jour des impayés et procède au recouvrement à l’amiable de ces impayés.
Le service doit enfin s’atteler à rendre visite à la clientèle en collaboration avec les courtiers.

IV.2. Le Service Suivi et Animation du Réseau des Agences (SSARA)
Le service est chargé :
  • du suivi rigoureux et au jour le jour des réalisations déclarées des agences générales (inventaire permanent des émissions, des annulations et ristournes).
  • du suivi rigoureux des reversements de primes par les agences ;
    des rapprochements de données avec les agences pour s’assurer de la fiabilité des
    informations reçues ;
  • de la tenue d’un inventaire quotidiennement mis à jour des impayés et du recouvrement à l’amiable de ces impayés ;
  • des réponses aux demandes de cotations et appels d’offres reçus des agents généraux et ce, en rapport avec le Service Etudes et Développement. Le service doit agir avec célérité et, au besoin, demander le concours du Chef Département Production pouvant l’aider à cette fin ;
  • du suivi de la formation continue du personnel du réseau de distribution à charge en accord avec la Direction de l’Administration et des Ressources Humaines ;
  • de l’organisation et de l’animation du réseau des agences ainsi que de l’assistance à elles apportée pour la réussite de leur mission ;
  • de recevoir les demandes d’agrément des agences générales et confier l’étude technique des dossiers au Service Etudes et Développement
Le service centralise également toutes les informations et pièces provenant des agences générales.
Il doit enfin s’atteler à rendre visite à la clientèle de son portefeuille en collaboration avec les agents généraux.
Il est l’interlocuteur unique des agences générales.

IV.3. La Bancassurance
Cette entité est chargée de mettre en oeuvre une politique bancassurance au sein de la Compagnie. A cet effet, elle doit :
  • élaborer les propositions de contrats d’assurances adaptés à la clientèle des banques institutions financières identifiées ;
  • élaborer les contrats de partenariat avec les banques et institutions financières concernées ;
  • concevoir les outils de vente et animer la force commerciale bancaire pour développer la vente des produits d’assurances ;
  • développer un partenariat mutuellement profitable avec la filiale vie, de manière à exploiter son portefeuille clients au profit de la bancassurance et vice versa ;
  • procéder au suivi des relations contractuelles des banques, des institutions financières avec la Compagnie et la filiale vie le cas échéant ; créer les outils de reporting et procéder
    à un suivi mensuel des réalisations commerciales avec les banques et institutions financières.

IV.4. Le Service Etudes et Développement
Il a pour mission :
  • d’étudier l’environnement et son évolution ;
  • d’évaluer en permanence l’activité d’assurance tant au niveau national qu’international ;
  • de proposer les normes de tarification tenant compte des ratios techniques de chaque branche exploitée ;
  • d’aider, au besoin, les points de vente dans l’établissement diligent des cotations demandées et dans les réponses aux appels à la concurrence lancés ;
  • de centraliser les statistiques de production de la Compagnie pour une analyse du portefeuille ;
  • de déterminer ou de vérifier le degré de fiabilité des provisions de primes déterminées ;
  • de concevoir de nouveaux produits en rapport avec la Direction Commerciale et Marketing.
  • de gérer qualitativement les produits tant dans la forme que dans le fond ;
  • d’effectuer les visites de risques en rapport avec les centres de production ;
  • de rédiger les rapports d’activités trimestriels et annuels de la production ;
  • l’amélioration qualitative des produits existants et de la conception de nouveaux produits répondant aux opportunités du marché ;
  • l’organisation et l’animation du réseau notamment l’organisation intellectuelle et le suivi du déroulement de la formation de la force de vente ;
  • l’analyse des causes de déficience des produits pour des propositions de mesures correctives ;
  • l’analyse technique des dossiers d’agrément des agences générales en collaboration avec le SSARA.
 

V. LA DIRECTION COMMERCIALE ET MARKETING

Cette Direction a en charge les opérations commerciales nécessaires à la croissance et au développement de la Compagnie. De même, elle assure la gestion du portefeuille de la production
directe et doit veiller à la réputation et à la qualité des services offerts par la compagnie. Ainsi, en collaboration avec la Direction des Intermédiaires et des Etudes, elle doit assurer :
  • la définition et la mise en oeuvre de la politique commerciale de la société ;
  • la conception et la mise en oeuvre des plans d’actions de communication et de marketing de la compagnie ;
  • la mise en oeuvre de la politique qualité et la réputation de la compagnie ;
  • la réalisation des actions commerciales de fidélisation et de d’accompagnement du portefeuille client ;
  • l’organisation et l’animation des centres de production directe.
Cette direction est aidée dans sa tâche par les bureaux et services ci-après :

V.1. Les Bureaux Directs
Les Bureaux Directs constituent la vitrine de la Compagnie. A ce titre, ils sont chargés essentiellement de la présentation et de la vente des produits de la société à la clientèle. Ils
représentent des centres de profit pour lesquels les Chefs de Bureaux doivent rechercher une rentabilité permanente.
Pour justifier de son existence, le Bureau Direct se doit de prospecter le marché et de rechercher la clientèle pour un volume de production plus grand.
Le Bureau Direct tient quotidiennement un inventaire des réalisations, des annulations et ristournes puis fournit, à travers le cadre retenu, les informations y relatives à la Direction
Comptable et Financière.
Le Bureau Direct tient également un inventaire quotidiennement mis à jour des impayés et procède au recouvrement à l’amiable de ces impayés.
Le Bureau Direct enregistre enfin tous les sinistres de la société qui lui sont déclarés. Il peut avoir une délégation de pouvoirs dans le cadre des règlements de certains sinistres.
Le Bureau Direct participe à la mise en oeuvre de toutes les actions commerciales initiées par la Direction Générale.
Sur le plan hiérarchique, le Bureau Direct a même rang que le Service.

V.2. Le Service Marketing et Communication
De façon spécifique, ce service a en charge :
  • l’élaboration et la mise en oeuvre des stratégies et plans marketing ;
  • la définition et la mise en oeuvre d’une politique de communication (publicité et promotion de vente) ;
  • l’étude et la mise en oeuvre des moyens d’amélioration de l’image de marque de la compagnie et de création d’un climat favorable dans ses relations avec l’extérieur (publications, conférences, journées portes ouvertes, mécénat, sponsoring, etc.) ;
  • la planification, la budgétisation et l’évaluation périodique des actions commerciales ;
  • le suivi de la clientèle en collaboration avec les responsables des points de vente.

V.3. Le Service Qualité et Réputation
Il est chargé :
  • d’assister la Direction Générale dans la définition et la rédaction de sa politique qualité, de ses objectifs et de son engagement ;
  • d’animer la démarche qualité notamment organiser et conduire les revues qualité ;
  • de rendre compte du fonctionnement du système qualité à la Direction Générale en signalant les non-conformités enregistrées et les actions correctives suggérées pour en éviter le renouvellement.
De façon pratique, le fonctionnement du système qualité s’appréciera à travers un contrôle permanent des opérations de production et de règlement des sinistres.
Le contrôle visé de la production et du service après-vente s’exerce exclusivement tant sur la qualité des produits ou prestations et sur les délais de réponse à la clientèle.
L’exercice de cette fonction de contrôle par sondage ou par le truchement des cercles de qualité composés de personnes volontaires, de la même équipe de travail, qui de façon régulière
recensera les problèmes ressentis dans l’action quotidienne de production ou de règlement des sinistres, en recherchant les causes pour recommander des améliorations.
L’objectif poursuivi n’est pas la sanction punitive de la non-qualité. Le contrôle qualité doit plutôt permettre d’éviter les rebuts (gaspillage de matériels de travail), les retours de contrats pour nonconformité aux attentes des assurés, les pertes de temps etc. débouchant sur des contestations et donc sur une détérioration des relations avec la clientèle, voire la perte de celle-ci.
Il est à définir que la réputation est un actif immatériel rattaché aux objectifs et aux valeurs de l’entreprise. Elle résulte des comportements et opinions des parties prenantes, c'est-à-dire leur perception des valeurs morales de l’entreprise. De ce point de vue, la réputation constitue un actif qui doit être préservé à tout prix au sein de l’entreprise. En raison de son caractère vulnérable, le service doit mener une veille afin de déceler et d’étouffer toute situation susceptible de porter  atteinte à l’honneur et à l’image de marque de la Compagnie.


VI. LA DIRECTION DES SINISTRES

La Direction des Sinistres est chargée de :
  • l’organisation et l’animation des services sinistres ;
  • la gestion des sinistres déclarés à la Compagnie ;
  • la surveillance des portefeuilles de sinistres de la Compagnie ;
  • le suivi et le traitement approprié des dossiers non évolutifs ;
  • le suivi des affaires contentieuses ;
  • l’exercice des recours contre les tiers et les autres compagnies d’assurances ;
  • des actions légales de poursuite éventuelle contre les faussaires détectés.
Cette direction comprend quatre (04) services : le Service Sinistres Automobile, le Service Sinistres Incendie, Risques Divers et Transports, le Service Sinistres Santé et le Service Recours,
Contentieux Sinistres et Recouvrement.

VI.1. Les Services Sinistres (Auto et IRDT)
Ils ont pour mission, dans leurs domaines de compétence respectifs :
  • la prise des déclarations de sinistres et l’ouverture des dossiers y relatifs ;
  • les reconnaissances de sinistres en vue de collecter les éléments d’appréciation relatifs aux circonstances desdits sinistres et de proposer le cas échéant les mesures conservatoires nécessaires ;
  • l’étude et le règlement des dossiers sinistres ;
  • la détermination des provisions de sinistres ;
  • la centralisation des sinistres enregistrés dans tous les points de vente ;
  • la production périodique des statistiques relatives aux sinistres réglés et en suspens;
  • la mise à jour systématique des évaluations ;
  • la surveillance permanente du portefeuille pour :
    • en apprécier la qualité,
    • détecter les velléités de fraude éventuelle et confier le dossier suspect aux structures externes spécialisées pour les investigations à mener,
    • recenser périodiquement les dossiers non évolutifs aux fins de dispositions particulières à prendre (recherche des victimes ou bénéficiaires d’indemnités, demande de procès-verbaux d’accident …) en vue de leur liquidation.

VI.2. Le Service Sinistres Santé
Il a pour mission essentielle de veiller à l’accès à des soins de qualité pour tous les assurés du portefeuille et de garantir la juste rétribution des prestations. A ce titre, il doit :
  • s’organiser de manière à assurer le traitement rapide et équitable des réclamations enregistrées ;
  • contrôler les pièces produites à l’appui des réclamations et attester de leur régularité avant paiement ;
  • intervenir, le cas échéant, auprès des centres conventionnés pour corriger les erreurs, omissions ou abus afin de les amener à une attitude compatible avec les termes de l’accord de partenariat signé avec eux ;
  • visiter systématiquement les malades ou blessés d’accidents de la circulation pour une opinion objective sur l’évolution prévisible, dans la nature et le coût de prise en
    charge, des maux soufferts ;
  • étudier et donner son avis sur les dossiers d’évacuation sanitaires soumis à la Compagnie ;
  • fournir les éléments de statistiques nécessaires au suivi du portefeuille Santé de la Compagnie. La nature desdits éléments est définie avec la Direction des Intermédiaires et des Etudes et la Direction Comptable et Financière.
Pour réussir dans cette mission, le Service doit travailler à entretenir des relations de confiance, empreintes de franchise et de grande courtoisie, avec tous les partenaires et/ou prestataires de service.
Enfin au titre de ses attributions, le Chef de Service doit faire office de Médecin référent pour les salariés de la Compagnie. Dans ce cadre, il est tenu :
  • d’assurer les consultations médicales en cas de besoin ou de nécessité ;
  • d’organiser les visites médicales préalables à l’embauche et les visites systématiques annuelles des salariés ;
  • de tenir à jour les dossiers médicaux du personnel ;
  • d’initier des séances de sensibilisation au personnel de la Compagnie sur les pathologies et les risques auxquels il est exposé ;
  • formuler des suggestions ou des propositions à la Direction Générale pour la préservation d’un environnement de travail sain.

VI.3. Le Service Recours, Contentieux et Recouvrement
Le Service Recours, Contentieux et Recouvrement est chargé du suivi jusqu’à leur aboutissement des dossiers contentieux et de l’exercice des recours contre les tiers ou les autres Compagnies d’assurances, tant pour le compte de la Société que pour celui de ses assurés.
Le Service a donc pour mission de préparer et de suivre les dossiers litigieux, de correspondre avec les Avocats et autres réclamants et enfin d’initier puis suivre avec rigueur les demandes de paiement en faveur des assurés ou de la Compagnie.
Relèvent de la compétence du service :
  • les dossiers évoluant devant les tribunaux ;
  • les dossiers dans lesquels la Compagnie a enregistré une réclamation d’avocat ;
  • les dossiers traités par les services sinistres et dans lesquels une action en répétition des sommes payées est possible ;
  • les dossiers de recours à exercer pour le compte de l’assuré.
Les recours exercés contre la Compagnie doivent être gérés directement par les services sinistres.
Le service tient un inventaire quotidiennement mis à jour des règlements intervenus et des suspens qu’il communique périodiquement aux services sinistres.
Le Service est chargé également des activités de recouvrement des créances impayées de la Compagnie. Il s’agit du recouvrement judiciaire des créances de la Compagnie, en synergie avec les centres de production concernés.


VII. LA DIRECTION COMPTABLE ET FINANCIERE

Cette Direction est chargée de :
  • la tenue de tous les comptes financiers de la société ;
  • la gestion de la trésorerie et la mise en oeuvre de la politique de placement dans le respect des dispositions du code CIMA ;
  • l’élaboration et le suivi du budget de la Compagnie ;
  • la confection des tableaux de bord de gestion des entités ;
  • la tenue de la comptabilité analytique ;
  • la confection des états statistiques CIMA ;
  • la rédaction des rapports d’activité de la Compagnie ;la gestion du dossier de la notation financière de la Compagnie.
Relève également de sa compétence, la conduite des études des projets d’implantations nouvelles, dans le cadre de l’exécution du programme d’expansion de la société. Elle est assistée
dans cette mission des autres entités de la Compagnie.
La Direction Comptable et Financière compte en son sein les trois (03) entités ci-après :

VII.1. Le Service Comptabilité
Il est divisé en deux (02) sections :
  • La section comptabilité générale et la section comptabilité technique.
  • La section comptabilité générale est chargée :
    • de la passation, le cas échéant, des écritures de la comptabilité générale et de la vérification de celles générées par l’outil informatique ;
    • de l’élaboration de tous tableaux de synthèse indispensables à l’organisation des réalisations au mieux de la Compagnie ;
    • de la supervision des travaux de fin d’exercice ;
    • de la confection des états financiers ;
    • d’établir les états de rapprochement ;
    • de l’élaboration des comptes consolidés du groupe.
La section comptabilité technique a pour mission :
  • la vérification des écritures générées par l’outil informatique sur les primes et les sinistres et, au besoin, leur correction ;
  • la saisie des informations d’ordre technique (primes et sinistres) ;
  • le suivi des comptes courants des agents généraux, courtiers et bureaux directs ;
  • la participation à l’élaboration des états statistiques CIMA avec le Service Contrôle de Gestion ;
  • la vérification du calcul des commissions des intermédiaires ;
  • l’initiation et l’animation des séances de rapprochements des données avec les autres entités de la structure.

VII.2. Le Service Financier et Placements
Il est chargé de la gestion des placements tant financiers qu’immobiliers ainsi que de la gestion de la trésorerie de la Compagnie.
A ce titre, son rôle est :
  • de proposer à la Direction Générale une politique de placements à des conditions suffisamment avantageuses des ressources de la Compagnie ;
  • d’émettre les chèques de règlements de toutes natures ;
  • d’encaisser les chèques et autres espèces ;
  • de superviser la caisse de menues dépenses.

VII.3. Le Service Contrôle de Gestion
Il a pour mission essentielle d’aider la Direction Générale et tous les responsables, tant opérationnels que fonctionnels, à maîtriser la gestion, en leur donnant les moyens de piloter leur
structure en pleine visibilité.
Pour y parvenir, le Service Contrôle de Gestion doit pouvoir :
  • élaborer les programmes et budgets des différents directions et services en collaboration étroite avec lesdites entités ;
  • procéder au suivi budgétaire ;
  • concevoir un système de contrôle adapté au domaine des assurances qui permette d’établir des objectifs et des prévisions (aussi bien financières que techniques et commerciales) à tous les niveaux hiérarchiques, d’en contrôler périodiquement les réalisations et d’analyser les causes d’écart en vue de déclencher les actions correctives adéquates ;
  • concevoir des tableaux de bord à l’usage de toutes les entités et mis au point en concertation avec ces dernières ;
  • aider les entités utilisatrices à comprendre les tableaux de bord et leur utilité pour le contrôle de leur propre gestion ;
  • confectionner les états statistiques CIMA ;
  • donner son avis et formuler des recommandations sur les opérations réalisées par les organes de la société ;
  • rédiger les rapports d’activités de la Compagnie.


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