Trouver l’agence la plus
proche de votre localite :
datetime

l’africaine

L’Africaine des Assurances
 
Nom d’utilisateur
Mot de passe
Mot de passe oublié ?
Présentation de l’entreprise
Historique Evolution Directions Techniques

L'organigramme de la Compagnie prévoit l'exercice d'un certain nombre de fonctions définies ou réparties comme suit entre les différentes composantes de la structure.

L'architecture de la structure se décline comme suit :

  • Inspection Générale, Directions et Départements (entités en staff) ;
  • Services et Centres de production.

A la tête de chacune de ces divisions est désigné un cadre dirigeant de compétence établie (Inspecteur Général - Directeur, Chef de Département ou Chef de Service ou de Bureau Direct) chargé d'organiser et de coordonner les activités de la division concernée.

Lorsqu'une fonction est exercée au niveau de la Direction Générale (fonction d'état-major) ou de l'Inspection Générale ou une Direction (fonction opérationnelle) par une seule personne, celle-ci reçoit le titre « d'assistant  de ...  » ou de responsable du domaine d'activité concernée.

 

I. LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

Les attributions du Conseil d'Administration sont définies dans les statuts de la Compagnie. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de cette dernière. Relèvent notamment de sa compétence :

  • la définition des grandes orientations de l'Entreprise  ;
  • l'exercice du contrôle permanent de la gestion assurée par le Directeur Général ;
  • l'arrêt des comptes de chaque  exercice social ;
  • l'adoption du budget de la Compagnie.

II. LA DIRECTION GENERALE (Fonction managériale)

La fonction managériale assurée par le Directeur Général doit s'attacher à réaliser l'intégration des ressources humaines, matérielles et financières de l'entreprise en vue d'atteindre les objectifs que cette dernière s'est assignée. Elle consiste donc à prévoir les buts et les moyens, à organiser l'ensemble des ressources visées supra, à coordonner et contrôler les activités de chacun par les résultats recherchés.

Le Directeur Général est assisté des organes jugés stratégiquement  importants pour la Société et qui prêtent leurs services à l'ensemble de son organisation. Ils sont désignés, soit par la fonction spécifique exercée, soit par Département. Il s'agit de :

  • l'Inspection Générale chargée des audits, de la gestion du système informatique et du recouvrement;
  • Le Département Ressources Humaines et Logistique  ;
  • Le Département Marketing, Communication, Qualité et Réputation  ;
  • Le Service Réassurance.

Pour une meilleure gestion de son temps et une optimisation de l'action, le Directeur Général utilise également les services de :

  • un secrétariat  particulier  ;
  • une cellule d'assistance animée par un Assistant chargé de la gestion du courrier et du suivi des projets spécialement confiés, notamment les projets de formations spécifiques, de développement de branches d'assurances ou d'encadrement ponctuel de ressources humaines  ;
  • un Fondé de pouvoir qui a reçu délégation de signature de chèques et délégation de contrôle en lieu et place du Directeur Général et pour le compte de ce dernier, dans des limites bien précises.

II.1.     L'Inspection Générale chargée des audits, de la gestion du système informatique et du recouvrement

 

La mission de l'Inspection Générale est de vérifier en permanence par sondage ou toute autre méthode appropriée, les opérations réalisées ou activités menées au sein de la Compagnie. Dans ce cadre, elle doit donc :

  • vérifier en permanence les centres de production (Service Courtage, Bureaux Directs et Agences Générales) pour s'assurer de la régularité des opérations, c'est-à-dire du respect des règles et procédures en vigueur au niveau de la Compagnie et, le cas échéant, des dispositions du traité de nomination signé d'accord parties ;
  • vérifier en  permanence les services sinistres (Sinistres Automobiles, Sinistres IRDT, Sinistres Santé et Contentieux Sinistres) pour s'assurer de la régularité des opérations, c'est à dire du respect des règles et procédures en vigueur au niveau de la Compagnie  ;
  • vérifier également toutes les opérations réalisées par les autres entités de la Compagnie.

Relève également de la compétence de l'Inspection Générale les fonctions d'étude, de réalisation, de conseil et d'assistance dans le domaine du traitement automatisé de l'information au sein de l'Entreprise.

La mission ci-dessus globalement définie est exécutée selon les domaines de compétences, par les services ci-après de l'Inspection Générale.

 

II.1.1. Le Service Audit Interne

Mission essentielle

Evaluation en permanence du système de contrôle interne à travers l'examen minutieux des mécanismes de fonctionnement de l'entreprise,  c'est-à-dire  l'ensemble des procédures réelles comparées aux normes de fonctionnement.

Pour y parvenir,  le service Audit Interne est chargé  :

  • d'étudier les mécanismes de fonctionnement de l'entreprise et de rédiger les procédures  y afférentes, en collaboration avec les différents centres de responsabilité  ;
  • de transcrire ces normes dans un manuel de procédures diffusé auprès des utilisateurs, et veiller à leur application rigoureuse après une période de formation appropriée  ;
  • d'identifier les forces et les faiblesses du système de contrôle interne et de formuler en conséquence les propositions d'amélioration dudit système.

Il est chargé également de vérifier les opérations relatives à la production et aux sinistres réalisées dans toutes  les entités de  la Compagnie (services production, services sinistres et  agences générales).

Le contrôle de la production s'exerce de façon non limitative sur :

  • l'organisation mise en place et les méthodes de travail utilisées ;
  • la qualité des produits ou prestations  servis ;
  • les délais de réponse à la clientèle  ;
  • les réalisations en termes d'émissions, d'encaissement et, le cas échéant, de reversements de primes collectées pour le compte de la Compagnie.

Le contrôle des sinistres consiste à vérifier la qualité des dossiers et des prestations en matière de règlement des sinistres,  y compris le respect des délais de règlements ou de réponse aux assurés et aux bénéficiaires d'indemnité. Cette vérification dont la finalité n'est pas une sanction punitive doit veiller à rechercher les causes de la non-qualité  pour recommander des améliorations.

 

II.1.2. Le Service Informatique

Le Service Informatique exerce les fonctions d'étude, de réalisation, de conseil et d'assistance dans le domaine du traitement automatisé de l'information au sein de l'Entreprise. Ces fonctions s'insèrent dans un plan et dans un programme informatique élaborés en relation avec les services utilisateurs, conformément aux grandes orientations définies par la Direction Générale.

Les fonctions de conseil s'étendent au développement de nouvelles applications et à la formation des cadres et agents de maîtrise, pour une contribution optimale de l'outil informatique aux différentes phases des opérations de l'entreprise.

Le Service Informatique est enfin chargé de l'édition et de la communication aux entités qui le désirent, de tous documents statistiques définis au niveau de la société. Il doit être organisé de manière à satisfaire les exigences spécifiques des entités, même en dehors des heures ouvrées.

 

II.1.3. Le Service Recouvrement

Le Service Recouvrement est chargé des activités de recouvrement des créances impayées de la Compagnie en collaboration étroite, le cas échéant, avec les structures extérieures spécialisées d'appui. Il s'agit du recouvrement amiable ou judiciaire des créances de la Compagnie, en synergie avec les centres de production concernés.

A ce titre, toutes les structures extérieures appelées aux tâches de recouvrement des créances de la Compagnie doivent opérer sous le contrôle du service.

 

II.2. Le Département Ressources Humaines et Logistique

Ce Département est chargé de :

  • la gestion des affaires administratives de la Compagnie  ;
  • la gestion administrative du personnel  ;
  • la gestion des ressources  humaines  ;
  • la mise en place et le développement  de la communication interne ;
  • l'approvisionnement et la gestion des stocks de toutes natures ;
  • la gestion des biens meubles et immeubles de l'Entreprise. Il est subdivisé en trois (3) services  :

II.2.1. Le Service Recrutement et Gestion des carrières

Ce Service a en charge  :

1)  La gestion du recrutement proprement dit :

  • collecter les besoins en recrutement et de stage de chaque entité ; toute entrée dans la Compagnie, pour  quelque motif que ce soit, devant recevoir l'aval de  la Direction Générale  ;
  • déterminer avec les Responsables les profils recherchés  ;
  • élaborer et diffuser selon le cas l'offre d'emploi  ;
  • collecter et analyser les CV ;
  • sélectionner les CV des meilleurs candidats  ;
  • organiser les tests de recrutement (proposer des tests relatifs aux postes concernés, convoquer les candidats pour participer aux tests et corriger), le cas échéant, avec si nécessaire l'appui de cabinets spécialisés dans le recrutement du personnel  ;
  • organiser  les  entretiens  de  recrutement  des  candidats  retenus  avec  le  Chef  du Département Ressources Humaines et Logistique (DRHL) et les hiérarchies ;
  • informer les candidats des décisions  ;
  • rédiger le contrat d'embauche pour les candidats retenus ;
  • faire signer le contrat par les personnes concernées  ;
  • transmettre une copie des contrats signés au Service Paye et Administration  (SPA) ;
  • informer toutes les directions de l'arrivée des nouveaux collaborateurs.

2)  L'intégration du  nouvel  embauché  dans  le  Système  d'Information des  Ressources Humaines  (SIRH) :

  • renseigner le système sur le nouvel embauché (état civil, diplômes, situation matrimoniale, expérience professionnelles, etc.)  ;
  • attribution d'un matricule au nouvel employé  ;
  • transfert de l'ensemble des informations  recueillies dans la base paye.

3)  La gestion des stages conventionnés

4)  Le renseignement du Système d'Information des Ressources Humaines  (SIRH) :

A cet effet, il actualise  à partir des dossiers physiques, les informations contenues dans le SIRH.

5)  La gestion des fiches de poste :

  • élaborer une matrice des fiches de poste ;
  • créer les fiches de poste pour les nouvelles fonctions ;
  • suivre les fiches de poste en fonction de l'évolution d'un poste, d'une mutation ou d'un départ.

6)  Le suivi des échéances contractuelles  :

  • répertorier les dates des contrats arrivant à échéance dans un tableau de bord ;
  • analyser les fiches d'évaluation de fin de contrat ;
  • élaborer selon le cas, tout avenant au contrat ou document de rupture de contrat.

7)  Le suivi les effectifs  :

Dans ce cadre, le Service gère les mouvements du personnel (entrées/  sorties) dans chaque direction.

8)  La gestion des binômes  :

  • dresser par entité la liste des binômes  ;
  • actualiser la liste des binômes en fonction des mouvements du personnel (départ en retraite, mutation, démission ...etc.).

9)  La gestion des sanctions

10) Le reporting  :

  • saisir et actualiser les données contenues dans le SIRH.
  • analyser les écarts relatifs à la répartition par sexe, la pyramide des âges. la masse salariale, etc.

11) La définition en rapport  avec les Directions, la mise en œuvre des programmes de formations interne et externe

12) L'organisation des évaluations de mi-parcours et de fin d'année

13) La gestion de la mobilité et des promotions du personnel

A ce niveau, le Service fera périodiquement et conformément aux textes en vigueur au sein de la Compagnie, des propositions à soumettre à l'approbation du Directeur Général.

14) La gestion du Turn- Over

15) L'accueil et l'intégration des nouveaux embauchés

16) La proposition de politique de motivation du personnel de la Compagnie

17) Le suivi et la gestion en rapport avec les conseils choisis, des litiges entre le personnel et la Compagnie

En cas de nécessité, et en fonction des résultats souhaités, la gestion de certaines activités du Service pourra être externalisée, sur décision expresse de la Direction Générale.

Dans tous les cas, le Service Recrutement et Gestion des Carrières doit veiller à l'épanouissement du facteur humain dans l'Entreprise en suscitant et en entretenant un environnement incitatif pour un travail efficient au sein de la Société.

 

II.2.2. Le Service Logistique et Archive

Ce service a pour attributions  :

  • l'accomplissement  des  tâches administratives confiées ou  revenant au  Département (gestion de courriers en rapport avec le Fondé de Pouvoir désigné à cette fin, suivi de dossiers administratifs généraux à  l'exclusion des  dossiers du  personnel, démarches administratives, l'organisation des  missions  en   rapport   avec  les  autres  services compétents) ;
  • le suivi, la gestion en rapport avec les Conseils choisis, des affaires contentieuses à caractère général (non lié aux sinistres) et, le cas échéant, la représentation de la Direction Générale devant les instances  judiciaires  y liées ;
  • la gestion de la bibliothèque de la Compagnie.

Le Chef du Service doit s'occuper de la ventilation soigneuse du courrier arrivé en vue de son traitement diligent par les entités ou personnes compétentes de la Compagnie.

Relève également du Service, la gestion de la logistique. Dans ce cadre, il a pour attributions  :

  • la gestion des approvisionnements dans le respect des dispositions en vigueur au niveau de la Compagnie  ;
  • la gestion des stocks ;
  • le suivi des relations avec les fournisseurs  ;
  • la gestion du parc de véhicules, des groupes électrogènes et tous autres appareils ou engins à moteur ainsi que des dotations de carburant y relatives  ;
  • la distribution in situ ou la répartition et le contrôle de l'utilisation  du mobilier, des fournitures de bureaux et imprimés  ;
  • la gestion des bâtiments d'exploitation.

 

II.2.3. Le Service Paye et Administration

Ce Service a pour attribution :

1)  La gestion des congés annuels :

  • élaborer des tableaux prévisionnels de congés par Direction ;
  • calculer les congés  ;
  • suivre les recours ;
  • traiter les réclamations.

2)  Le suivi des absences (autres que maladie)  :

  • collecter les absences  ;
  • enregistrer les absences dans des tableaux de bords ;
  • élaborer un reporting mensuel.

3)  La gestion des dossiers du personnel  :

  • créer et classer les dossiers individuels du personnel pour toute nouvelle recrue ;
  • ranger les dossiers par ordre alphabétique  ;
  • mettre à jour systématiquement les dossiers du personnel  ;
  • procéder à un inventaire annuel des dossiers.

4)  La préparation des éléments de paie :

  • collecter les éléments de paie (acomptes, Fonds Epargne Retraite, Allocations familiales, heures supplémentaires, congés, prêts, primes diverses, retards, assurance véhicules, mutuelle, soldes de tout compte etc.) auprès différents organes concernés ;
  • contrôler la conformité des éléments de paie reçus.

5)  L'enregistrement des données dans le logiciel de gestion de la paie

6)  L'édition des bulletins de paie.

7)  L'établissement des états mensuels :

  • éditer les états de paie associés (livre de paie, états des provisions, listing des prêts, mutuels  etc.) ;
  • élaborer les provisions de congés  payés ;
  • élaborer les divers états administratifs en fonction des demandes  managériales ;
  • veillez à la clôture mensuelle de la saisie des éléments de paie fixes et variables.

8)  L'archivage des éléments de paie :

  • archiver les bulletins de salaire ainsi que les journaux de paie ;
  • classer et archiver tous les éléments de paie du mois.

9)  Le règlement des cotisations sociales et fiscales

 

II.3. Le Département Marketing, Communication, Qualité et Réputation

Le Département est chargé  :

  • de la conception et de la mise en œuvre des stratégies  marketing  ;
  • de la conception et de la mise en œuvre des stratégies de communication  ;
  • de garantir la politique qualité et la réputation de la Compagnie. Il est subdivisé en deux (2) services  :

 

II.3.1. Le Service Marketing et Communication

Ses attributions sont les suivantes  :

  • élaboration et mise en œuvre des stratégies et plans marketing  ;
  • définition et mise en œuvre d'une politique de communication (publicité et promotion de vente)  ;
  • étude et mise en œuvre des moyens d'amélioration de l'image de marque de la compagnie et de création d'un climat favorable dans ses relations avec l'extérieur (publications, conférences, journées portes ouvertes, mécénat, sponsoring,  etc.) ;
  • planification, budgétisation, évaluation périodique des actions commerciales  ;
  • suivi de la clientèle en collaboration avec les responsables des points de vente ;
  • assistance à la Direction Générale avec l'étude, la préparation et la présentation à qui de droit de dossiers spécialement confiés.

 

II.3.2. Le Service Qualité et Réputation

Il est chargé de :

  • assister la Direction Générale dans la définition et la rédaction de sa politique qualité, de ses objectifs et de son engagement  ;
  • animer la démarche qualité notamment organiser et conduire  les revues qualité ;
  • rendre compte du fonctionnement du système qualité à la Direction Générale en signalant les non conformités enregistrées et les actions correctives suggérées pour en éviter le renouvellement.

De façon pratique, le fonctionnement du système qualité s'appréciera  à travers un contrôle permanent des opérations de production et de règlement des sinistres.

Le contrôle visé de la production et du service après-vente s'exerce exclusivement  tant sur la qualité des produits ou prestations et sur les délais de réponse à la clientèle.

L'exercice de cette fonction de contrôle par sondage ou par le truchement des cercles de qualité composés de  personnes volontaires, de  la même équipe de  travail, qui de  façon régulière recensera les problèmes ressentis dans l'action quotidienne de production ou de règlement des sinistres, en recherchant les causes pour recommander des améliorations.

L'objectif poursuivi n'est pas la sanction punitive de la non-qualité. Le contrôle qualité doit plutôt permettre d'éviter les rebuts (gaspillage de matériels de travail), les retours de contrats pour non- conformité aux attentes des assurés, les pertes de temps etc. débouchant sur des contestations et donc sur une détérioration des relations avec la clientèle, voire la perte de celle-ci.

Il est à définir que la réputation est un actif immatériel rattaché aux objectifs et aux valeurs de l'entreprise. Elle résulte des comportements et opinions des parties prenantes, c'est-à-dire leur perception des valeurs morales de l'entreprise. De ce point de vue, la réputation constitue un actif qui doit être préservé à tout prix au sein de l'entreprise. En raison de son caractère vulnérable, le service doit mener une veille afin de déceler et d'étouffer toute situation susceptible de porter atteinte à l'honneur et à l'image de marque de la Compagnie.

 

II.4. Le Service Réassurance

Le Service est chargé  :

  • de la définition et la mise en œuvre de la politique de cessions et d'acceptations de la société  ;
  • du traitement et de la gestion des contrats de la société avec ses réassureurs et ses cédantes  ;
  • de l'appui aux différentes filiales dans les négociations et la gestion des programmes sectoriels de réassurance.

Ces attributions exigent de la part du Service  :

  • la recherche d'une amélioration de la rétention du taux de commissionnement et de la participation bénéficiaire sur les branches  jugées rentables  ;
  • les placements en facultative des pointes de risques non prévues aux traités ;
  • les  applications effectives et  prioritaires des  quotas  de  cessions  obligatoires aux organismes  panafricains  ;
  • la prospection planifiée et méthodique des cédantes potentielles, notamment africaines, en vue de leur prendre des affaires  ;
  • le contrôle périodique sur l'accord du Directeur Général de la gestion de la réassurance par les filiales.

 

III.      LA DIRECTION DES ETUDES ET DE LA PRODUCTION DIRECTE

Cette Direction a en charge les études ou opérations techniques et commerciales indispensables à la survie et au développement de la Compagnie. De même, elle doit accompagner les centres de production sur le terrain (aide à la tarification, visites de risque ou de la clientèle notamment), pour le développement des affaires directes. A ce titre, elle doit en collaboration avec la Direction des Intermédiaires, assurer :

  • la définition et la mise en œuvre de la politique commerciale de la société  ;
  • la mise en œuvre des actions commerciales susceptibles de favoriser le développement de la Société  ;
  • la diffusion de tous les produits de la Compagnie  ;
  • la définition des  modalités de  souscription des  contrats  d'assurances des  branches exploitées par la Compagnie  ;
  • la gestion qualitative des produits de la Société  ;
  • la collecte sur le marché ou ailleurs d'informations  utiles à la conception de nouveaux produits ;
  • la mise au point de nouveaux produits ;
  • la détermination des provisions de primes  ;
  • l'organisation et l'animation des centres de production.

Elle gère et suivi le portefeuille actif du Service Caution, dont les activités ont été suspendues, jusqu'à l'extinction des garanties en cours. Elle participe enfin, en appui à la Direction Comptable et Financière, aux études des projets d'implantations nouvelles, dans le cadre de l'exécution du programme d'expansion de la Société.

Cette Direction est aidée dans sa tâche par les Services ci-après :

III.1. Le Service Etudes et Développement

Il a pour mission  :

  • d'étudier l'environnement et son évolution  ;
  • d'évaluer en permanence  l'activité d'assurance tant au niveau national qu'international  ;
  • de proposer les normes de tarification tenant compte des ratios techniques de chaque branche exploitée  ;
  • d'aider, au  besoin, les  points  de  vente  dans  l'établissement diligent des  cotations demandées et dans les réponses aux appels à la concurrence  lancés ;
  • de  centraliser les statistiques de  production de  la Compagnie pour  une  analyse de portefeuilles  ;
  • de déterminer ou de vérifier le degré de fiabilité des provisions  techniques  déterminées  ;
  • de  concevoir  de  nouveaux  produits  en  rapport  avec  le  Département  Marketing, Communication, Qualité et Réputation  ;
  • de gérer qualitativement les produits tant dans la forme que dans le fond ;
  • d'effectuer les visites de risques en rapport avec les centres de production ;
  • de rédiger les rapports d'activités trimestriels et annuels pour la production ;
  • l'amélioration qualitative des produits existants et de la conception de nouveaux produits répondant aux opportunités du marché ;
  • l'organisation et l'animation du réseau notamment  l'organisation intellectuelle et le suivi du déroulement de la formation de la force de vente ;
  • l'analyse des  causes de  déficience des  produits  pour  des  propositions de  mesures correctives  ;
  • l'analyse technique  des dossiers d'agrément des agences générales en collaboration avec la Direction des Intermédiaires.

Le Service centralise les données de la Direction des Etudes et de la Production Directe et celles de la Direction des Intermédiaires pour les analyses appropriées.

III.2. Les Bureaux Directs

Les Bureaux Directs constituent la vitrine de  la Compagnie. A  ce  titre, ils sont  chargés essentiellement de la présentation et de la vente des produits de la société à la clientèle. Ils représentent des centres de profit pour lesquels les Chefs de Bureaux doivent rechercher une rentabilité permanente.

Leur personnel plus que celui des autres structures de la Compagnie doit être courtois, toujours présentable et avenant.

Pour justifier de son existence, le Bureau Direct se doit de prospecter le marché et de rechercher la clientèle pour un volume de production plus grand, tout comme le ferait un agent général.

Le Bureau Direct  tient  quotidiennement un  inventaire  des  réalisations, des  annulations et ristournes puis fournit, à travers le cadre retenu, les informations y  relatives à la Direction Comptable et Financière.

Le Bureau Direct tient également un inventaire quotidiennement mis à jour des impayés pour les besoins de recouvrement de créances.

Le Bureau Direct enregistre enfin tous les sinistres de la société qui lui sont déclarés. Il peut avoir une délégation de pouvoirs dans le cadre des règlements de certains sinistres.

Le Bureau Direct peut être invité à participer à la mise en œuvre de toutes actions commerciales initiées par le Département Marketing, Communication, Qualité et Réputation.

Sur le plan hiérarchique, le Bureau Direct a même rang que le Service.

 

IV. LA DIRECTION DES INTERMEDIAIRES

La Direction des Intermédiaires est chargée du suivi des relations avec les intermédiaires et de l'animation de  la force de  vente qu'ils représentent. Elle est  l'interlocutrice principale des intermédiaires au niveau de la Compagnie. Elle est chargée de faire les propositions d'agrément des Agences au Directeur Général après les études techniques de dossier effectuées par le Service Etudes et Développement.

Elle est divisée en deux (02) services comme ci-après  :

 

IV.1. Le Service Courtage

Le Service Courtage est chargé des opérations de souscription des affaires apportées par les courtiers. Il répond avec célérité aux demandes de cotation ou aux appels d'offres lancés par l'intermédiaire des courtiers.

Tout  comme  un  Bureau Direct,  le  Service doit  tenir  quotidiennement un  inventaire des réalisations, des annulations et ristournes puis fournir, à travers le cadre retenu, les informations  y relatives à la Direction Comptable et Financière puis, pour les besoins d'analyse de portefeuilles, à la Direction des Etudes et de la Production Directe.

Le Service tient également un inventaire quotidiennement mis à jour des impayés pour les besoins de recouvrement de créances.

Le Service doit enfin s'atteler à rendre visite à la clientèle en collaboration avec les courtiers.

 

IV.2. Le Service Suivi et Animation du Réseau des Agences (SARA)

Le Service est chargé  :

  • du suivi rigoureux et au jour le jour des réalisations déclarées des agences générales (inventaire permanent des émissions, des annulations et ristournes). A ce titre, il  doit s'organiser pour la collecte sur place périodique des pièces et informations nécessaires à son inventaire  ;
  • du suivi rigoureux des reversements par les agences des primes collectées par elles ;
  • des rapprochements de  données avec les agences pour  s'assurer de  la fiabilité des informations  reçues ;
  • de la collecte systématique des primes encaissées par les agences générales pour le compte de la Compagnie  ;
  • de la tenue d'un inventaire quotidiennement mis à jour des impayés pour les besoins de recouvrement de créances  ;
  • des réponses aux demandes de cotations et appels d'offres reçus des agents généraux et ce, en rapport avec le Service Etudes et Développement. Le Service doit agir avec célérité et, au besoin, demander le concours des Responsables (Chef Service, Directeur ...) pouvant l'aider à cette fin ;
  • du suivi de la formation continue du personnel du réseau de distribution à charge en accord avec le Département des Ressources Humaines et Logistique  ;
  • de l'organisation et de l'animation du réseau des agences ainsi que de l'assistance à elles apportée pour la réussite de leur mission  ;
  • de la gestion des portefeuilles d'informations commerciales (ventes, produits, clients) ;
  • de recevoir les demandes d'agrément des agences générales et confier l'étude technique des dossiers au Service Etudes et Développement

Le Service centralise également toutes les informations et pièces provenant des agences générales.

Il doit enfin s'atteler à rendre visite à la clientèle de son portefeuille en collaboration avec les agents généraux.

Il est l'interlocuteur unique des agences générales.

 

V.         LA DIRECTION DES SINISTRES

La Direction des Sinistres est chargée de :

  • l'organisation et l'animation des services sinistres  ;
  • la gestion des sinistres déclarés à la Compagnie  ;
  • la surveillance des portefeuilles de sinistres de la Compagnie  ;
  • le suivi et le traitement approprié des dossiers non évolutifs  ;
  • le suivi des affaires contentieuses  ;
  • l'exercice des recours contre les tiers et les autres Compagnies  d'assurances ;
  • des actions légales de poursuite éventuelle contre les faussaires détectés.

La gestion des sinistres Caution, en raison de leur spécificité, ne relève pas de la compétence de la Direction qui comprend quatre services  :  le Service Sinistres Automobile, le Service Sinistres Incendie, Risques Divers et Transports, le Service Sinistres Santé et le Service Contentieux Sinistres.

 

V.1. Les Services Sinistres (Auto et IRDT)

Ils ont pour mission, dans leurs domaines de compétence  respectifs :

  • la prise des déclarations de sinistres et l'ouverture des dossiers  y relatifs ;
  • les reconnaissances de sinistres en vue de collecter les éléments d'appréciation relatifs aux circonstances desdits sinistres et de proposer le cas échéant les mesures conservatoires nécessaires  ;
  • l'étude et le règlement des dossiers sinistres ;
  • la détermination des provisions de sinistres  ;
  • la centralisation des sinistres enregistrés dans tous les points de vente ;
  • la production périodique des statistiques relatives aux sinistres réglés et en suspens ;
  • la mise à jour systématique des évaluations  ;
  • la surveillance permanente du portefeuille pour :
    • en apprécier la qualité ;
    • détecter les velléités de  fraude éventuelle et  confier le  dossier suspect aux structures externes spécialisées pour les investigations à mener ;
    • recenser périodiquement les dossiers non  évolutifs aux fins  de  dispositions particulières à prendre (recherche des victimes ou  bénéficiaires d'indemnités, demande de procès-verbaux d'accident ...) en vue de leur liquidation.

V.2. Le Service Sinistres Santé

Il a pour mission essentielle de veiller à l'accès à des soins de qualité pour tous les assurés du portefeuille et de garantir la juste rétribution des prestations. A ce titre, il doit :

  • s'organiser de  manière à  assurer le traitement rapide et  équitable des  réclamations enregistrées  ;
  • contrôler les pièces produites à l'appui des réclamations et attester de leur régularité avant paiement  ;
  • intervenir, le cas échéant, auprès des centres conventionnés pour corriger les erreurs, omissions ou abus afin de les amener à une attitude compatible avec les termes de l'accord de partenariat signé avec eux ;
  • visiter systématiquement les malades ou blessés d'accidents de la circulation pour une opinion objective sur l'évolution prévisible, dans la nature et le coût de prise en charge, des maux soufferts  ;
  • étudier et donner son avis sur les dossiers d'évacuation sanitaires soumis à la Compagnie  ;
  • fournir les éléments de  statistiques nécessaires au suivi du  portefeuille Santé de  la Compagnie. La nature desdits éléments est définie avec la Direction des Etudes et de la Production Directe et la Direction Comptable et Financière.

Pour réussir dans cette mission, le Service doit travailler à entretenir des relations de confiance, empreintes de franchise et de grande courtoisie, avec tous les partenaires et/ou  prestataires de service.

Enfin au titre de ses attributions, le Chef de Service doit faire office de Médecin référent pour les salariés de la Compagnie. Dans ce cadre, il est tenu :

  • d'assurer les consultations médicales en cas de besoin ou de nécessité  ;
  • d'organiser les visites médicales préalables à l'embauche et  les visites systématiques annuelles des salariés  ;
  • de tenir à jour les dossiers médicaux du personnel  ;
  • d'initier des séances de sensibilisation au personnel de la Compagnie sur les pathologies et les risques auxquels il est exposé  ;
  • formuler  des  suggestions ou  des  propositions  à  la  Direction  Générale  pour  la préservation d'un environnement de travail sain.

V.3. Le Service Contentieux Sinistres

Le Service Contentieux Sinistres est chargé du suivi jusqu'à leur aboutissement  des dossiers contentieux et de l'exercice des recours contre les tiers ou les autres Compagnies d'assurances, tant pour le compte de la Société que pour celui de ses assurés.

Le Service a donc pour mission de préparer et de suivre les dossiers litigieux, de correspondre avec les Avocats et autres réclamants et enfin d'initier puis suivre avec rigueur les demandes de paiement en faveur des assurés ou de la Compagnie.

Relèvent de la compétence du Service  :

  • les dossiers évoluant devant les tribunaux  ;
  • les dossiers dans lesquels la Compagnie a enregistré une réclamation  d'avocat ;
  • les dossiers traités par les Services Sinistres et dans lesquels une action en répétition des sommes payées est possible  ;
  • les dossiers de recours à exercer pour le compte de l'assuré.

Les recours exercés contre la Compagnie doivent être gérés directement par les Services Sinistres. Le Service tient un inventaire quotidiennement mis à jour des règlements intervenus et des suspens qu'il communique périodiquement aux Services Sinistres.

 

VI. LA DIRECTION COMPTABLE ET FINANCIERE

Cette Direction est chargée de :

  • la tenue de tous les comptes financiers de la société  ;
  • la gestion de la trésorerie et la mise en œuvre de la politique de placement dans le respect des dispositions du code CIMA  ;
  • l'élaboration et le suivi du budget de la Compagnie  ;
  • la confection des tableaux de bord de gestion des entités  ;
  • la tenue de la comptabilité  analytique ;
  • la confection des états statistiques  CIMA ;
  • la rédaction des rapports d'activité de la Compagnie.

Relève également de sa compétence,  la conduite des études des projets d'implantations nouvelles, dans le cadre de l'exécution du programme d'expansion de la Société. Elle est assistée dans cette mission, de la Direction des Etudes et de la Production Directe.

La Direction Comptable et Financière compte en son sein les trois entités ci-après :

 

VI.1. Le Service Comptabilité

Il est divisé en deux (02) sections  : la section comptabilité générale et la section comptabilité technique.

La section comptabilité générale est chargée  :

  • de  la  passation, le  cas  échéant, des  écritures de  la  comptabilité générale et  de  la vérification de celles générées par l'outil informatique  ;
  • de  l'élaboration de  tous  tableaux de  synthèse  indispensables à  l'organisation des réalisations au mieux de la Compagnie  ;
  • de la supervision des travaux de fin d'exercice  ;
  • de la confection des états financiers  ;
  • d'établir les états de rapprochement.

La section comptabilité technique a pour mission  :

  • la vérification des écritures générées par l'outil informatique  sur les primes et les sinistres et, au besoin, leur correction  ;
  • la saisie des informations d'ordre technique (primes et sinistres)  ;
  • le suivi des comptes courants des Agents Généraux, Courtiers et Bureaux Directs ;
  • la participation à l'élaboration des états statistiques CIMA avec le service contrôle de gestion  ;
  • le calcul des commissions des intermédiaires  ;
  • l'initiation et l'animation des séances de rapprochements des données avec les autres entités de la structure.

 

VI.2. Le Service Financier et Placements

Il est chargé de la gestion des placements tant financiers qu'immobiliers ainsi que de la gestion de la trésorerie de la Compagnie.

A ce titre, son rôle est :

  • de proposer à la Direction Générale une politique de placements à des conditions suffisamment avantageuses des ressources de la Compagnie  ;
  • d'émettre les chèques de règlements de toutes natures ;
  • d'encaisser les chèques et autres espèces  ;
  • de superviser la caisse de menues dépenses.

 

VI.3. Le Service Contrôle de Gestion

Mission essentielle

Aider la Direction Générale et tous les responsables, tant opérationnels que fonctionnels, à maîtriser la gestion, en leur donnant les moyens de piloter leur structure en pleine visibilité.

Pour y parvenir,  le Service Contrôle de Gestion doit pouvoir :

  • élaborer les programmes et budgets des différents Directions et Services en collaboration étroite avec lesdites entités ;
  • procéder au suivi budgétaire  ;
  • concevoir un  système de  contrôle adapté au  domaine des assurances qui permette d'établir des  objectifs et  des  prévisions (aussi bien  financières que  techniques et commerciales) à  tous  les  niveaux hiérarchiques, d'en contrôler  périodiquement les réalisations et d'analyser les causes d'écart en vue de déclencher les actions correctives adéquates  ;
  • concevoir des tableaux de  bord  à l'usage de toutes  les entités et  mis au point  en concertation avec ces dernières  ;
  • aider les entités utilisatrices à comprendre les tableaux de bord et leur utilité pour le contrôle de leur propre gestion  ;
  • confectionner les états statistiques  CIMA ;
  • donner son avis et formuler des recommandations sur les opérations réalisées par les organes de la société  ;
  • rédiger les rapports d'activités de la Compagnie.


Télécharger l'organigramme
    NOS PRODUITS VIE
   CLIENT/PARTENAIRE DE L'ANNEE

Agence La Manne MEGA

En savoir plus »

   CHAT
   QUIZZ DU MOIS
Participez au QUIZZ DU MOIS pour remporter l’un des lots gracieusement offerts aux internautes par L'Africaine des Assurances.

En savoir plus »

L'Africaine des Assurances est membre du Réseau Panafricain Multilingue L’Africaine des Assurances
© 2008 - Tous droits réservés.
Réalisé par Horizon Communications